大津硅藻材料股份有限公司

              2020/7/5 0:00:00

                    隨著整個硅藻泥行業的不斷發展,大津公司業務量一直屬于快速上升的階段。在企業擴張過程中,大量經銷商、專賣店的存在必不可少。大津硅藻原來的經銷商體系是一套很經典,卻也很復雜的體系。公司各區域的經銷商沒有庫備,終端客戶的訂單進到專賣店后,專賣店把訂單反饋到公司,大津公司專門的內勤人員對訂單一一核實,包括商品是否正確、數量是否正確、地點是否正確,這就要求業務人員、經銷商和下單人員的密切配合,才能保證訂單正確的完成。業務的快速擴張逐漸帶來更復雜的架構,這套經典的經銷商體系面臨著巨大的沖擊,尤其是來自四個方面的業務瓶頸。

                     第一是訂單錄入高錯誤率。硅藻泥有一個很重要的產品特性,即是產品相似度很高。以圓弧為例,在國家制定的硅藻泥色卡標準中就有40多種顏色,其命名方式為圓弧001、002、003……這一特性和命名導致來自客戶的訂單都很類似。在大津公司,訂單由經銷商交給公司的客服人員,然后由客服人員錄入用友優普U8 ERP系統中。大量的人工錄入和高相似度的訂單,導致錯誤率較高。      第二是訂單過程處于盲區。對于貨品支付,大津公司采取的是“款到發貨”的方式。在過去,為了確保信息的準確,一套訂單的完整流程非常冗長:客戶下單后,經銷商提交公司業務人員;業務人員進行訂單核對,同時生成相應報價,并將報價反饋到經銷商;經銷商根據報價進行線下付款,并將付款信息告知公司財務人員;財務人員銀行查賬。全部信息核實后,U8審核完成,再由物流人員備貨、發貨;發貨完成后,物流人員再將發貨信息QQ、郵件通知經銷商。整個過程冗長、不透明,一旦某個環節出錯,訂單很可能延誤。      第三是對賬麻煩。大津公司采取月底核賬的方式,每到月底經銷商與財務、業務人員依據訂單、支付一一核對賬務信息。對于經銷商來說,要跟大津硅藻逐條核對所有的帳務,對于公司,大量單據的產生,對于大津的人員壓力同樣非常大。

                    第四是信息溝通滯后。大津公司每個月都會發布一些促銷政策,遇到節假日同樣如此。在過去,這些促銷政策就需要業務人員打電話、郵件,一一通知每個經銷商。同時,大津公司也屬于有研發實力的企業,會不斷的更新產品。那么,新產品的發布、性能、作用、場景、前景等信息,也都需要業務人員通過電話、郵箱等,一一通知經銷商。這種信息溝通的方式或導致很多信息的滯后,也會產生溝通誤差。

              基于U訂貨的軟實力升級

                    基于這一背景,大津硅藻整體員工工作效率低的現象逐漸顯現,同時又面臨著企業的快速擴張。兩相之下,公司發展壓力倍增。

                     大津公司管理層一直努力在尋找一套優秀的解決方案,他們期望借助互聯網技術,實現一個平臺整合所有信息,所有的產品、物流、訂單、促銷,以及交易記錄、發貨記錄等等信息均整合在平臺上,經銷商可以直接從平臺了解這些信息,而不需要大量的內勤人員高度參與。

                     同時大津硅藻原本就已經部署了用友優普U8 ERP,而且在尋找解決方案的過程中,大津硅藻管理層已經有了整體思路,U訂貨的引進和上線非常順利。“從第一次接觸到確定,只用了一個月時間;從搭建到上線推廣,只用了兩周。”

                    目前,U訂貨已經在大津硅藻成功上線,并應用到整體經銷商管理中。

                     首先,大津硅藻將所有公告、信息直接發布到平臺上,經銷商能通過平臺很直觀、及時的了解所有信息。對于促銷信息,或者某個時間段的促銷理念,并將之與自身結合,從而形成更有效的促銷。企業新產品有基本信息、價值和質量等的介紹,并可以通過圖文的方式進行呈現,相比過去電話、郵件的口述和單純文字方式,能夠更直觀與清晰的把握產品信息?;谶@種方式,大津硅藻也能夠將產品更快的投放到市場中,并更快速的獲取市場對產品的反應。       其次,U訂貨平臺上線后,產品的價格一目了然,經銷商下單時直接選擇商品,即可知道應付金額,然后由大津硅藻客戶人員線上審核,財務查賬,進入U8,然后物流拿到訂單發貨。在這一過程中,經銷商能夠從平臺上隨時查看訂單狀態,是否審核、是否收到款項、是否發貨以及發貨情況,做到一個平臺整合信息接口,一個平臺知道所有信息。       其三,在U訂貨平臺上,經銷商擁有自己的獨立賬戶,付款、返利均可從賬戶進行。同時,經銷商能夠在賬戶中查看訂單記錄、付款記錄、賬戶余額等財務信息,月底通過在線對賬,只用把數據匯總即可核對,保證企業賬務信息和經銷商信息的一致,同時減少了大量的人工操作。

                     此外,U訂貨的上線也在內勤工作方面,給企業管理和業務運轉效率帶來巨大提升?;谛畔⒓皶r透明共享、線上對賬等??头藛T、財務人員能夠把很多不必要的工作省略掉,比如內勤人員不需要再重復錄單,財務人員不需要花很多的時間跟客戶溝通。內勤人員的工作時間節省下來后,可以將更多的時間投入到經銷商服務方面,從而使得后勤配合能力能夠滿足業務擴張的節奏。

                     總體來講,U訂貨對于大津公司最直觀的提升,就是減少了很多工作量。信息自動梳理,減少了內勤的業務壓力,也不需要做很多重復的入單工作、溝通工作。另一方面,U訂貨對各類信息做了統一歸口,經銷商每次要查訂單,不需要再和各個部門的不同的人去溝通,這對于大津硅藻來講是服務能力的大幅提升。

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